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La comunicazione nelle aziende è uno dei punti più importanti e critici, poiché da essa dipende lo sviluppo di tutte le attività e progetti. Se tale comunicazione non è efficace e non ha le modalità corrette ed efficienti, si corre il rischio di raggiungere punti critici come: incomprensioni, poca chiarezza e inadeguata comunicazione sulle priorità e attività, ordini confusi o applicazione di criteri personali male interpretati (pensavo che…  mi hanno detto che…non lo sapevo…nessuno me l’ha detto). Tutto questo genera un clima organizzativo teso e improduttivo. Uno dei principali ostacoli è non riconoscere che ci sono delle barriere e dei problemi. Il che va di pari passo con la mancanza di consapevolezza riguardo alla complessità della comunicazione interpersonale e organizzativa.

Le persone comunemente credono che comunicare sia facile e naturale come parlare e ascoltare, quando in realtà la comunicazione è complessa e rappresenta una sfida da gestire in modo efficiente. Alcuni aspetti della complessità nella comunicazione sono:

– Il “vero” non è ciò che dice il mittente, ma ciò che comprende il destinatario;

– Il risultato della comunicazione è misurato dall’effetto che ha avuto nel ricevitore;

– La responsabilità di una comunicazione efficace spetta sia al mittente che al destinatario;

– La comunicazione richiede che i destinatari esprimano di aver ricevuto e capito il messaggio e di dimostrare di averlo realmente compreso (questo è fondamentale).

Ma quali sono le principali barriere nella comunicazione:

– Crediamo che ciò che comunichiamo sia chiaro agli altri come lo è per noi, diamo per scontate cose che a volte non sono percepite dagli altri (per questo mai dare nulla per scontato);

– generalmente crediamo che il modo in cui percepiamo le situazioni sia lo stesso come le percepiscono gli altri (ricordiamoci che ogni testa è un mondo, e non tutti siamo uguali);

– generalmente diamo per scontato che abbiamo ragione e gli altri hanno torto;

– crediamo che ci sia un solo modo corretto di fare le cose, ovviamente il nostro.

Nelle organizzazioni, quando un messaggio passa da una persona che magari ha un carico direzionale a una che ha un livello più operativo, significa nella maggior parte dei casi che ha passato per diverse orecchie e bocca. Ogni persona può aggiungere o rimuovere parole o affermazioni dal messaggio originale, in base a quanto ha capito, in basa alla sua opinione e così via, magari trasformandolo completamente e convertendolo in un altro messaggio, anche senza cattive intenzioni.  Purtroppo, queste variabili nell’informazione iniziale dipendono sempre dal modo in cui vengono interpretate e comunicate da ciascuna persona (vi ricordate il gioco del telefono senza filo??).

Un altro dei tanti errori o ostacoli a una comunicazione efficace è pensare che chi parla sia l’unico ad avere il diritto di farlo, e l’ascoltatore sia passivo e non possa esprimere giudizi di valore, quando dovrebbe essere il contrario. Le persone devono essere attive nella conversazione perché sia efficace e assertiva, per questo deve essere utilizzato l’ascolto attivo che deve considerare:

• Empatia (emotivamente e fisicamente)
• Curiosità (fare domande)
• Ricapitola
• Corretta posizione del corpo e contatto visivo
• Rifletti sulle emozioni di chi parla
• Evita di interrompere
• Non parlare troppo

Affinché la comunicazione sia efficace e assertiva all’interno e all’esterno dell’azienda, deve essere chiaro che è necessario essere empatici, pazienti e possedere le competenze necessarie per saper gestire le situazioni che si presentano.

Nelle aziende, gli effetti positivi quando la comunicazione è efficace sono evidenti: migliora la competitività dell’organizzazione, nonché il modo in cui può adattarsi ai cambiamenti che si verificano nel suo ambiente, al fine di raggiungere gli obiettivi inizialmente proposti.  Allo stesso tempo, l’esistenza di una comunicazione efficace in azienda incoraggia la motivazione dei dipendenti, nonché l’impegno e il coinvolgimento nelle attività aziendali, creando un ambiente di lavoro inclusivo.