Come essere produttivi ottimizzando il tempo

Sicuramente spesso hai sentito o detto le seguenti affermazioni:

“Non ho mai tempo”,

“La mia giornata è terminata e non ho fatto nulla”

“Impossibile per me pianificare il mio lavoro”, e così via.

Quando ti è successo in prima persona ti sei sentito frustrato e avresti desiderato che la giornata avesse 48 ore invece che 24.

Ho una cattiva notizia per te, la giornata ha 24 ore per te e per gli altri.

La buona notizia però è che non devi preoccuparti, perché in 24 ore puoi svolgere tutto il tuo lavoro (o almeno la maggior parte), fare attività fisica o il tuo hobby preferito, incontrare i tuoi amici, stare con la famiglia, mangiare tranquillamente, ecc.

Per questo è essenziale organizzare al meglio il tuo tempo, per sfruttare le ore e gestire le tue priorità. In questo modo potrai migliorare la tua produttività e aumentare la qualità della tua vita. Se ci riesci, ti sentirai molto meglio con te stesso e aumenterai la tua motivazione in generale.

La domanda ora è:

Vuoi controllare il tuo tempo o essere controllato?

Dovresti sapere che gestire il tempo non è solo una questione di organizzazione. È anche essere in grado di farlo in modo intelligente per poter svolgere tutto ciò che ti sei prefissato di fare.

Ecco perché la gestione del tempo è definita come un processo mediante il quale organizzi le tue ore della giornata in base alle attività in sospeso, sia lavorative che personali.

Una volta che ti sei organizzato e sai esattamente cosa fare durante la giornata, devi pensare a quanto tempo dedicare a ciascuna attività.

In questo modo potrai raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato senza dover restare fino a lavorare fino a notte fonda.

È sbagliato pensare che le persone che continuano a lavorare fino a tardi non sono le più produttive.

Pertanto, ti invito a usare un mantra “Non devo lavorare di più, devo lavorare meglio”

Così potrai raggiungere tutti i tuoi obiettivi quotidiani e avrai anche il tempo per fare le attività che ti piacciono di più, come passare il tempo con la tua famiglia, con i tuoi amici, con il tuo partner, fare sport, leggere, guardare le tue serie preferite, ecc.

L’essenziale è che tu abbia chiaro il tuo scopo. Da lì, dovrai determinare quali sono le tue priorità per raggiungere quell’obiettivo. E una volta che hai chiaro su questo concetto, potrai essere molto più produttivo.

A volte capita che la giornata inizi e non sai come organizzarti e nella tua testa hai mille cose da fare. Arrivi in ufficio, inizi a fare le tue attività comuni, rispondi alle email, rispondi al telefono, ecc. E quando la giornata è finita ti rendi conto che non hai fatto niente di quello che dovevi fare.

Ammettilo, è molto frustrante.

Per questo devi scegliere un metodo, ma vorrei chiarire che non esiste un unico metodo per gestire il tuo tempo. Pertanto, è importante che tu sia in grado di trovare quello che fa per te e che meglio si adatta alle tue esigenze. E per scoprirlo, devi provare diverse tecniche e se una non funziona, provane un’altra finché non troverai la formula giusta.

Eccone alcune che possono aiutarti:

– Sii chiaro sui tuoi obiettivi, che siano giornalieri, settimanali o mensili, cioè quali sono i compiti importanti e urgenti

Sembra scontato ma è uno dei grandi problemi presenti nelle aziende come nelle persone, poiché dedicando così tanto tempo alle attività urgenti, smettono di svolgere quelle importanti.

I compiti importanti sono quelli che di solito sono più a lungo termine, ma che sono importanti per te. Ad esempio: cercare nuove collaborazioni, fare uno studio di fattibilità, ecc.

Mentre i compiti urgenti sono quelli che richiedono un’azione immediata, ma non sono sempre molto importanti. Ad esempio: fare un bonifico, pagare una bolletta.

Può essere molto utile prendere in considerazione la matrice di Eisenhower.

• Attività urgenti e importanti:

dovrebbe essere la tua priorità numero uno, che vuol dire devi agire rapidamente. Ma è importante che tu tenga presente che non sono compiti che devi svolgere tutti i giorni, e se ti vengono affidati troppo spesso, può darsi che tu non stia svolgendo adeguatamente compiti urgenti e non importanti, nonché non-urgenti e importanti. Un esempio di questo tipo di attività potrebbe essere la data di scadenza per il pagamento o la dichiarazione dei redditi.

• Attività urgenti e non importanti:

possono diventare compiti che ti privano del tuo tempo. Pertanto, è importante sapere come delegarli. Un esempio di questo tipo di attività potrebbe essere rispondere alla maggior parte delle e-mail, sebbene alcune possano essere urgenti e importanti, altre possono attendere.

• Attività non urgenti e non importanti:

con loro, l’unica cosa che ottieni è la procrastinazione. La cosa migliore è che non li fai direttamente. Un esempio di questo tipo di attività potrebbe essere l’interazione sui social media (salvo che si lavori con quello).

Come diceva Eisenhower: “Ciò che è importante non è quasi mai urgente, e ciò che è urgente non è quasi mai importante”.

– Sii consapevole delle attività che ti fanno perdere tempo

In linea con quanto sopra, dovrai essere in grado di rilevare su quali attività non necessarie stai investendo troppo tempo.

Una volta che hai chiaro quali sono le attività importanti e urgenti e su quali perdi più tempo, ti consiglio di fare un programma.

In poche parole

Non puoi iniziare la giornata senza sapere cosa fare, poiché finirai per fare tutto ciò che è urgente ma non ciò che è importante. Cioè, il giorno sarà il tuo padrone, e non tu il padrone del tuo giorno.

Svegliati prima

se ti svegli un’ora prima ogni giorno, sono 365 ore all’anno.

È comprovato che 6 ore di sonno sono più che sufficienti se le combini anche con un pisolino di 30-60 minuti.

Ma non preoccuparti, se non puoi alzarti un’ora prima, vai piano. Prova ad alzarti mezz’ora prima, e nel corso di 3 o 4 settimane ti abituerai, poiché questo è il tempo necessario per generare questa nuova abitudine.

Non sprecare il tuo tempo e impara a dire NO

Stabilisci regole chiare su quando sei disponibile e quando no. Impara a dire NO.

Se lasci che gli altri ti interrompano continuamente, stai dicendo loro che non dai valore al tuo tempo.

Inoltre, studi recenti hanno dimostrato che ogni pausa di 5 minuti nel lavoro costa 12 minuti, poiché il tuo cervello ha bisogno di 7 minuti in più per rimettersi a fuoco.

Quante interruzioni hai al giorno? Pensa a quanto tempo puoi recuperare se le diminuisci!!!

Inoltre, è molto importante che tu sappia dire di no a determinate attività che non sono necessarie in un dato momento o che potrebbero essere risolte in modo più efficiente.

E ricorda sempre che ciò che è urgente per gli altri non è urgente per te!

Limita il tuo tempo sui social media e nelle e-mail

I social media e le e-mail sono ottimi ladri di tempo.

Per non cadere nella loro trappola, stabilisci un orario fisso per svolgere queste attività e vedrai come risparmi molto tempo.

Fai delle pause

È molto positivo che tu diventi ossessionato dall’essere produttivo, dall’approfittare delle ore della giornata e dal poter fare tutto ciò che proponi, ma non dimenticare di fare brevi pause.

Sono essenziali per aumentare la tua produttività, e anche se puoi permetterti queste pause, è un ottimo segno che stai gestendo bene il tuo tempo.

Per essere produttivi e concedersi le pause senza rimpianti, vi consigliamo di seguire il metodo del “pomodoro”. Si tratta di un metodo ideato da Francesco Cirillo (ingegnere informatico) negli anni 80. Di seguito vi raccontiamo di cosa si tratta:

Ti incoraggia a essere in grado di eseguire il numero massimo di attività nel minor tempo possibile. Per farlo dedica 25 minuti di massima concentrazione al tuo compito (questi periodi si chiamano pomodori), e alternali a 5 minuti di riposo fino ad arrivare ad eseguire 4 pomodori, cioè 100 minuti di lavoro intenso. Dopo questi 4 pomodori fate un riposo più lungo, di circa 15 minuti.

Vuoi provarci?

I migliori strumenti per gestire il tempo

Sicuramente stai già pensando a come gestirai il tuo tempo d’ora in poi e all’impatto che può avere sulla tua vita quotidiana.

E per essere un esperto totale nel campo, ti consiglierei alcuni strumenti che possono tornare utili e sono gratuiti.

Google Calendar

Sono un’agenda e un calendario elettronici sviluppati da Google.

Puoi sincronizzarli con i tuoi contatti Gmail, e in questo modo invitarli e condividere eventi con loro.

Trello

È una bacheca virtuale in cui puoi pubblicare attività, idee, collegamenti, immagini, ecc. È molto facile da usare e ti aiuterà a organizzare tutte le tue informazioni.

Google Keep

Si tratta di un’applicazione sviluppata da Google che permette di organizzare le informazioni personali attraverso il file “note”.

Puoi creare e organizzare tutti i tipi di note e sincronizzarle con Google Drive. In questo modo, puoi accedervi da qualsiasi luogo e apportare modifiche.

Todoist

Questa applicazione ti permetterà di creare delle liste di cose da fare ed assegnare ad ognuna un diverso livello di priorità. Inoltre, se ci sono delle azioni che fai ogni giorno, questa applicazione registrerà le tue attività e ti aiuterà nella gestione del tempo ricordandoti in maniera puntuale.